Sobre las comprobaciones de la Inspección de Trabajo en relación con el registro de la jornada laboral de los empleados

 

El gabinete de gestión laboral con el que Pimeco tiene convenio de colaboración nos hace las siguientes consideraciones sobre el registro de la jornada laboral de los empleados:

«En un primer momento, la Inspección de Trabajo dio por correctos los registros diarios de jornada que en las pequeñas y medianas empresas se formalizaban en la mayoría de casos por los despachos proveedores del servicio de asesoría y gestión laboral o por los mismos departamentos de personal y en base a la jornada suscrita en el contrato. Dichos registros normalmente se elaboraban a final de mes mediante los programas de confección de nóminas a tenor de la jornada y horarios que las empresas tenían suscritos con sus trabajadores. Posteriormente, sin embargo, la Inspección de Trabajo trasladó a los profesionales del sector de asesoría laboral los criterios de comprobación con los que iban a proceder a la hora de aceptar o dar por buenos los documentos o soportes de Registro de Jornada que se les presentaran por parte de las empresas en sus actuaciones. Es a partir de aquí cuando las cosas se vienen complicando y conviene tener muy claros los criterios con los que se actúa por parte de los inspectores/as de trabajo para saber cómo cumplir adecuadamente con estas obligaciones y, repetimos, poderlo demostrar.

En primer lugar, hay que señalar lo que ya se ha dicho: que a día de hoy la totalidad de trabajadores de las empresas deben cumplimentar su Registro Diario de Jornada (tanto los que trabajan a tiempo parcial como los que lo hacen a jornada completa) y que la empresa debe entregar a los trabajadores que realicen jornada a tiempo parcial y junto con la nómina del mes un resumen de las horas efectivamente trabajadas durante ese periodo. Normalmente, en cuanto a este resumen mensual, se viene aceptando por la Inspección de Trabajo y Seguridad Social de Baleares que en la nómina del mes se recojan el total de horas de trabajo realizadas por los empleados a tiempo parcial.

En segundo lugar, debemos saber que la Inspección de Trabajo no exige ni puede exigir un soporte concreto para la formalización de tales registros. Es decir, éstos pueden formalizarse tanto en papel como mediante soportes informáticos adecuados a teléfonos móviles, ordenadores, tabletas, etc., siempre y cuando dichos soportes (las aplicaciones o programas con los que se cumplimenten esos registros) no sean manipulables ni por la empresa ni por el trabajador y que sean accesibles para su comprobación de forma inmediata y fiable cuando el inspector/a de trabajo se persona en la empresa y lo requiere. Así pues, tanto podemos usar documentos plantilla individualizados por trabajador en los que se rellene a mano por él la hora de entrada y la hora de salida, con su firma en ambos casos (tanto en la entrada como en la salida) como cualquiera de las aplicaciones o programas que existen en el mercado y que cumplan con ese requisito de inmediatez de consulta y acceso y fiabilidad de los registros (que no sean manipulables).

En cuanto a los trabajadores, es preciso e indispensable que la empresa les instruya, insista y supervise en la correcta cumplimentación de esos registros. A menudo sucede que por las prisas, el ritmo de trabajo, la pereza o la simple falta de costumbre no se cumplimentan los registros de jornada diariamente o de forma correcta. Por ejemplo, muchos trabajadores rellenan sus documentos de registro cada varios días, cada semana o incluso cada mes y los firman incluso antes o después de los días en cuestión o de cada vez que se incorporan o salen del trabajo. En otras ocasiones el trabajador no cumplimenta los registros porque se le olvida y la empresa tampoco controla que se estén rellenando o que se haga correctamente. Cierto es que el control sobre esta obligación resulta tedioso y a veces incluso genera entre empresa y trabajadores una tensión indeseable cuando, además, la implantación de dichos controles no surge a iniciativa de la propia empresa sino de una obligatoriedad legal que se ha establecido. Sin embargo, es fundamental que asumamos que estas obligaciones han venido para quedarse y que las vigilemos y hagamos cumplir ya que, como hemos explicado, de las omisiones o dejaciones que podamos cometer al respecto pueden derivarse graves consecuencias en la imposición de sanciones y exigencia de cotizaciones complementarias por cuotas de seguridad social que de cumplir correctamente con estas obligaciones no nos correspondería pagar.

Lo que debemos tener en cuenta es, pues, que esos registros deben estar formalizados al día, incluso a la hora y minuto, y ser comprobables y accesibles de forma inmediata si recibimos una visita de comprobación por parte de la Inspección de Trabajo. Insistiremos en algo, pues, que a pesar de ser obvio a menudo resulta que no se cumple: cada trabajador debe registrar por el medio que haya implantado la empresa (papel, aplicación o programa informático) su llegada al trabajo exactamente a la hora a la que llega (sean dos, tres, cuatro o cualquier número de minutos antes o después de los que indica su contrato) y lo mismo al salir, de modo que si se presenta un inspector en la empresa éste pueda comprobar no sólo los horarios realizados durante los días anteriores con las horas de entrada y salida exactas y correctas (nunca nadie llega a la misma hora exactamente a su trabajo) sino también que en ese día y momento concretamente los trabajadores que encuentren trabajando tienen que constar en el registro del día, constando su hora de entrada y firma y, por supuesto, que no se hayan cumplimentado anticipadamente los registros, lo cual levanta todas las sospechas del mundo en el inspector/a actuante. Es decir, el registro de jornadas debe encontrarse rellenado o formalizado a tiempo real: a cada llegada y a cada fin de jornada, e incluso si hay interrupción de jornada al mediodía o durante cualquier otra franja horaria.

Por otra parte, aunque no es obligatorio, aconsejamos que en esos registros se hagan constar también los días de vacaciones, permisos, bajas por enfermedad o ausencias de cualquier tipo. Con ello incorporaremos a esta obligación un factor provechoso para la gestión y análisis de la propia empresa: más allá de que la formalización de registros de jornada nos resulte sólo una complicación más, una vez superada la incomodidad inicial que comporta la adopción de nuevos procedimientos a los que no se está acostumbrado, no cabe duda que la llevanza y la información que se pueden incluir en dichos registros también pueden aportarnos medios de control y constancia que pueden ser de gran interés. A este respecto, por ejemplo, cuántas veces en las pequeñas empresas nos encontramos con el hecho de que se produce por parte de algún empleado una reiteración de faltas de asistencia o de puntualidad y ello resulta difícilmente acreditable. En casos como éste la correcta llevanza de registros de jornada nos puede reportar más ventajas que inconvenientes.

A todo lo comentado hay que añadir, como aspecto a tener muy presente, que uno de los párrafos del artículo 12 del Estatuto de los Trabajadores en su actual redactado dice que: “en caso de incumplimiento de las referidas obligaciones de registro, el contrato se presumirá celebrado a jornada completa, salvo prueba en contrario que acredite el carácter parcial de los servicios”. La aplicación estricta de este párrafo legal es uno de los motivos por los que cabe prestar mucha atención al cumplimiento estricto y correcto de las obligaciones que hemos comentado ya que la falta de registros diarios de trabajadores a tiempo parcial o el hecho de que éstos se encuentren sin cumplimentar o incompletos puede dar lugar a que la Inspección de Trabajo, de oficio, convierta los contratos de empleados a tiempo parcial en contratos a jornada completa y todo ello desde el inicio de la relación laboral, exigiendo el pago de la diferencia de cuotas a la seguridad social por la parte de la jornada por la que no se ha cotizado y aplicándose el correspondiente recargo del 20 %. De hecho tales situaciones ya se han producido en innumerables ocasiones y resulta del todo lamentable que una empresa tenga que soportar una consecuencia económicamente tan gravosa por incumplimientos formales que puede prever y controlar con la información y dedicación oportunas.

Y por lo que respecta a los trabajadores a jornada completa, aunque en este caso no se derive un requerimiento de diferencias de cotización salvo que se constate por el inspector/a la realización de horas extras no declaradas, las sanciones que se vienen imponiendo por la Inspección de Trabajo y Seguridad Social ante la inexistencia de registros de jornada no son precisamente menores.»